Ils offrent leur temps et leurs capacités au service d'une cause, d'une organisation ou d'une personne. Ils, ce sont les bénévoles qui constituent le cœur et le fondement de la vie associative dans notre pays. En France, les dernières études ont relevé que 16 millions de personnes, soit près d’un quart de la population, ont ainsi participé bénévolement aux activités d’une association ou d’une manifestation comme un vide-grenier. Pour organiser un tel événement, leur rôle est même majeur. Alors pourquoi s’appuyer sur des bénévoles pour mettre sur pied un vide-grenier ? Comment en trouver ? Quels sont leur apport et leurs fonctions ? A quels avantages peuvent-ils bénéficier ? Toutes les réponses à vos questions et nos conseils pour faire de votre événement une réussite.
Evaluez vos besoins en bénévoles
Avant même de recruter des bénévoles pour vous aider dans l’organisation d’un vide-grenier, il convient d’évaluer leur nombre. Tout dépend bien sûr de l’importance de l’événement et de toutes les tâches à accomplir (voir paragraphe plus bas). Il faut donc calculer tous les différents postes à pourvoir (inscription, mise en place, accueil des exposants, sécurité, gestion des stands, démontage, rangement…). Pour chaque poste, évaluez de combien de personnes vous avez besoin sans oublier de prévoir des roulements entre les personnes et les temps de pause.
Comment trouver et recruter des bénévoles ?
Même s’il s’agit d’un événement ponctuel, l’organisation d’un vide-grenier peut prendre du temps en amont et il faut anticiper. Trouver des bénévoles, même s’ils sont nombreux, peut néanmoins s’avérer délicat, mais indispensable. Vous disposez pour cela de plusieurs possibilités :
Les membres d’une association : si l’organisateur d’un vide-grenier est une association, il trouvera sans doute de l’aide au sein même de la structure.
La famille et les amis : pour le Jour J, des membres de la famille ou les amis seront toujours les bienvenues pour vous aider bénévolement dans votre démarche.
Des annonces, tracts : pour trouver des bénévoles supplémentaires, des annonces, affiches ou tracts distribués dans le quartier attireront sans doute des bénévoles, surtout si votre vide-grenier est organisé pour une association caritative ou que les bénéfices seront reversés à une structure ou pour une cause.
Les plateformes de mise en relation entre bénévoles et associations : de nombreux outils sont disponibles sur internet pour recruter des bénévoles. Elles se présentent généralement comme un site d’annonces classiques avec des propositions de bénévolat et des offres d’associations. Vous pouvez trouver ces plateformes sur les sites de France Bénévolat et Tous Bénévoles mais aussi les sites jeveuxaider.gouv.fr, Benevolt, Diffuz, Welp et Benenova.
Les différentes fonctions des bénévoles
Un élément important avant même de donner des tâches à effectuer aux bénévoles, notamment le jour J de l’événement, pensez à les rendre reconnaissables afin que le public puisse rapidement les identifier en cas de besoin. Un simple t-shirt, une casquette ou encore un gilet de couleur vive permettra de les repérer facilement.
Inscription des participants : les bénévoles les plus impliqués autour de vous peuvent aider pour les inscriptions des exposants, gérer les réservations de stands et préparer les documents nécessaires. Cette fonction étant aussi importante que primordiale, n’hésitez pas à vous appuyer sur un site professionnel pour maximiser les inscriptions en ligne (voir notre article dédié).
Communication et promotion : attirer du monde à votre vide-grenier nécessite du temps. Les bénévoles peuvent distribuer des flyers, afficher des annonces locales; les plus à l’aise sur internet peuvent se servir de leur contact sur les réseaux sociaux pour attirer du public.
Aider à l’organisation : en amont du vide-grenier, les bénévoles peuvent installer des stands et le jour J accueillir les exposants ainsi que les visiteurs, les accompagner, contrôler les accès, guider les véhicules si vous disposez d’un parking, assurer la sécurité des exposants et des visiteurs.
La tenue des stands : selon l’importance du vide-grenier, et pour récolter de l’argent, certains organisateurs proposent aux visiteurs nourriture et boissons. Certains bénévoles peuvent ainsi gérer un stand de vente de sandwiches, frites, crêpes mais aussi une buvette. A noter que dans certains cas, vous aurez besoin d’autorisations administratives pour la vente d’alcool. Selon la spécificité du vide-grenier, et toujours dans l’optique de gagner de l’argent surtout si c’est pour une cause précise (par exemple pour la défense des animaux, la lutte contre la pauvreté, la protection de l’environnement, etc.), des bénévoles peuvent eux-mêmes tenir un stand.
Les animations : outre la restauration, les bénévoles peuvent animer le vide-grenier avec de la musique ou des jeux pour les enfants par exemple.
Le rangement, démontage des stands : sans doute la tâche la moins agréable mais primordiale. Après la fête, il faudra démonter les stands, nettoyer la zone et veiller à ce que le lieu du vide-grenier soit rendu dans son état initial. La ville ou le comité de quartier pourra peut-être vous aider avec des fonctionnaires mais le travail des bénévoles sera indispensable pour ce travail.
Bilan et promotion : les mêmes personnes qui ont participé à la promotion de l’événement peuvent être impliqués dans le bilan et poursuivre sa promotion (rédaction d’articles, photos, témoignages de visiteurs et d’exposants) pour la prochaine édition.
Les avantages pour les bénévoles
Si les bénévoles donnent leur temps sans aucune rétribution, leurs travaux peuvent offrir néanmoins plusieurs avantages, moraux et financiers.
Les avantages moraux : participer à un vide-grenier en tant que bénévole permet de rencontrer des gens du quartier et de tisser des liens. En outre, il est toujours plaisant moralement de participer à un événement pour une cause au profit d'une association. Sans oublier la possibilité pour certains d’occuper ce temps tout en développant leurs compétences. Au contact d’autres bénévoles et selon les tâches à accomplir, certains peuvent ainsi acquérir de l’expérience en vente, en travail d'équipe et en communication.
Les avantages financiers : en France, les bénévoles ne bénéficient pas de rémunération pour leur travail mais ils peuvent tout de même bénéficier de certains avantages fiscaux. Les bénévoles peuvent ainsi parfois déduire certains frais qu’ils engagent dans le cadre de leur activité bénévole, comme les frais de transport, les frais de repas ou d’hébergement. Ces frais engagés peuvent donner lieu à réduction d’impôt sous certaines conditions que vous pouvez retrouver sur le site service-public.fr.
Par ailleurs, les bénévoles peuvent bénéficier d'avantages indirects, comme des formations gratuites ou des réductions fiscales pour les dons effectués à des associations.
En conclusion, pour un vide-grenier réussi, les bénévoles sont indispensables. Ce sont toutes ces petites mains qui feront la grande différence et garantiront le succès de l’événement, autant pour les organisateurs et les exposants que pour tous les visiteurs.
