La plupart des vide-greniers sont organisés par des particuliers ou des associations invitant le public à se débarrasser des objets non ou plus utilisés pour leur donner une seconde vie. Cette organisation nécessite de respecter certaines règles et ensuite de bien planifier l’événement, de coordonner plusieurs aspects logistiques avant d’en faire la promotion. Tout ceci ne s’improvise donc pas et nécessite beaucoup de travail et l’aide de nombreux bénévoles. Et sans doute plus encore lorsqu’il s’agit de récolter des fonds pour une cause. Si vous souhaitez organiser un vide-grenier solidaire, voici notre guide pratique…
Bien définir la cause et les objectifs
Avant même de se lancer dans la logistique et l’organisation de l’événement, la première étape pour organiser un vide-grenier solidaire consiste à identifier clairement la cause à soutenir et les objectifs à atteindre. En fonction des priorités de l’organisateur ou du but de l’association, cette cause peut être le soutien à une association caritative, la sensibilisation à une problématique environnementale, le financement d’un projet local ou communautaire, voire même une cause plus précise encore comme l’aide à une famille en difficulté. Une fois la cause définie, il faut essayer de fixer des objectifs clairs et accessibles : le montant à collecter ou par exemple acheter du matériel, financer une action particulière, etc.
C’est la définition de cette cause et des objectifs qui permettra de communiquer de façon plus claire sur l’organisation du vide-grenier. Cela permettra aussi, d’un côté de mieux impliquer les bénévoles, de l’autre d’attirer un public plus nombreux qui se sentira concerné et solidaire de l’événement.
Mobiliser la communauté et les ressources
Un vide-grenier solidaire repose en grande partie sur l’implication des bénévoles. Avant même de lancer la procédure administrative, assurez-vous de disposer d’assez de soutien pour gérer les différents aspects de l’organisation. Ces mêmes bénévoles ou la communauté solidaire de votre action peuvent aussi collecter des objets à vendre (vêtements, livres, jouets, appareils électroniques…) dont les bénéfices iront directement à la cause défendue. Les commerçants du quartier du lieu de la manifestation peuvent aussi se mobiliser et offrir des objets à vendre, voire d’y participer sous la forme de sponsoring ou de publicité. Enfin, les exposants qui participeront à ce vide-grenier solidaire doivent être aussi impliqués. Ils vont déjà bien sûr participer financièrement grâce au prix de l’emplacement de leurs stands mais peuvent également offrir des articles pour la vente, ou encore renverser une partie de leur bénéfice.
La planification et les règles administratives
Même s’il s’agit d’un vide-grenier solidaire, ce dernier devra respecter toutes les règles et obligations d’un vide-grenier classique. Vous devrez donc respecter des obligations légales comme la déclaration en mairie (au moins 15 jours avant la date prévue), l’autorisation d’occupation temporaire de l’espace public si nécessaire. Vous pouvez retrouver tous les détails concernant ces démarches dans notre article “Les lois et règles qui encadrent les vide-greniers en France”. Il est opportun aussi de souscrire une assurance responsabilité civile pour couvrir les éventuels incidents qui pourraient survenir. Certaines associations ou mairies disposent déjà de ce type d’assurance pour leurs événements.
L’organisation pratique du vide-grenier solidaire
Là encore, comme tout vide-grenier classique, vous devrez trouver un lieu, choisir une date propice (week-end, période sans événements concurrents…) pour organiser ce vide-grenier solidaire. Sans oublier toute la logistique : installations de bancs, tables, tentes, poubelles…, préparation des zones de stationnement suffisantes pour les exposants et les visiteurs, sécurisation du lieu de l’événement, autant pour les participants que pour le public. Retrouvez nos conseils pour réussir cette organisation dans notre article : “Comment organiser un vide-grenier réussi : étapes et conseils pratiques”. Parmi les points importants, n’oubliez pas de maximiser les inscriptions grâce à la réservation en ligne.
Communication et promotion
Comme pour la réservation en ligne, n’hésitez pas à vous appuyer sur un site référencé comme vide.grenier.fr pour bien communiquer et faire la promotion de votre événement. Pour attirer des exposants et des visiteurs, il est primordial de mettre en avant le caractère solidaire de l’événement. En précisant la cause et son but : Où iront les fonds ? A qui vont-ils bénéficier ? Donner des exemples précis. Utilisez aussi les réseaux sociaux via une page Facebook par exemple et des publications sur Instagram pour toucher un public plus large. Sans oublier la presse locale qui sera bien plus mobilisée pour vous accompagner que si vous organisez un vide-grenier classique.
Gérer des activités annexes pendant le vide-grenier
Si vous organisez un vide-grenier solidaire, autant maximiser les solutions pour collecter le plus de fonds possible. Outre les stands et l’argent récolté des ventes, il est donc conseillé de proposer des activités annexes pour faire plus de bénéfices. Vous pouvez ainsi proposer des boissons, snacks dont les bénéfices iront à la cause. Autre point très important, prévoir un stand d’information lié directement à la cause défendue. Cela permettra de sensibiliser le public. Sur ce stand, vous pouvez proposer par exemple des billets de tombola (avec des lots fournis par les partenaires) dont les bénéfices iront bien sûr eux aussi grossir les fonds récoltés.
Registre des fonds collectés et remerciements
Comme pour tout vide-grenier, vous devez tenir un registre. Il est d’autant plus important si c’est un vide-grenier solidaire avec une communication claire et transparente sur les sommes récoltées et leur utilisation après l’événement. Il est naturel d’inviter et de faire participer le ou les personnes concernées par la cause défendue par un discours de clotûre et des remerciements. Remerciez également les exposants, les bénévoles et les participants via des messages ou une publication sur les réseaux. La presse locale, si elle est conviée, pourra aussi rédiger un article sur l’événement.
En conclusion, organiser un vide-grenier solidaire constitue une organisation et une responsabilité encore plus importante qu’un vide-grenier classique. C’est bien plus qu’une simple vente car les fonds collectés sont parfois vitaux pour la cause défendue. En outre, cet événement est aussi l’opportunité de sensibiliser les gens, de créer du lien social dans la communauté à travers la cause défendue.
