Chaque année, pas moins de 50 000 brocantes et vide-greniers sont organisés en France, le plus souvent par des associations ou des comités de quartier mais aussi par des particuliers. Cette organisation ne s’improvise pas : il faut trouver une date adéquate et un lieu adapté, respecter la réglementation et demander les autorisations nécessaires, gérer l’accueil des exposants, sans oublier la sécurité et la promotion de l’événement. Parmi toutes ces tâches, l’une d’entre elles est également primordiale pour attirer les exposants et s’assurer un vide-grenier réussi : les inscriptions. Deux méthodes sont généralement utilisées : la plus traditionnelle par courrier, mail et téléphone; la plus moderne et sans doute la plus efficace, la réservation en ligne. Pourquoi maximiser les inscriptions à votre vide-grenier grâce à cette réservation en ligne ? Comment la mettre en place ? Où trouver de l’aide auprès de professionnels ? Voici nos conseils pour optimiser la gestion de votre vide-grenier.
Les avantages de la réservation en ligne
Le gain de temps : le premier avantage de la réservation en ligne est un gain de temps indéniable, autant pour les organisateurs que pour les exposants. Passer des coups de téléphone, envoyer des courriers ou des emails prend un temps considérable. Avec la réservation en ligne, il suffit de mettre en place cette logistique, promouvoir l’événement et de répondre à seulement quelques sollicitations. Côté exposants, ces derniers apprécieront aussi de pouvoir réserver leur emplacement sans avoir à se déplacer ou à envoyer un courrier.
Une logistique simple et plus rassurante : avec la réservation en ligne, les emplacements sont bien définis à l’avance les prix fixés avec différentes options (exposants particuliers, professionnels, petites associations). En outre, pour l’organisateur, c’est aussi un souci en moins quant aux paiements des exposants : il n’y a notamment plus d’éventuels impayés à gérer.
Un accueil plus fluide le jour J : grâce à la réservation en ligne, les exposants pourront choisir leur emplacement en avance. Le jour J, il sera ainsi beaucoup plus simple de les accueillir et de les placer. Là encore, c’est un gain de temps précieux pour l’organisation et les bénévoles.
Une audience plus large : la réservation en ligne permet de toucher un public beaucoup plus large, bien au-delà du quartier ou de la ville où sera organisé l’événement. Sur un site dédié ou grâce à une plateforme professionnelle (lire plus bas) la promotion en sera aussi facilitée.
Comment mettre en place la réservation en ligne
Il existe plusieurs solutions pour proposer un système de réservation en ligne. Vous pouvez faire appel à un site spécialisé (voir paragraphe suivant). Si vous êtes à l’aise sur internet, vous pouvez même créer un site dédié à votre événement. Dans tous les cas de figure, il est important de préparer un processus d'inscription fluide, rapide et sans complication. Pour le choix des emplacements, vous pouvez proposer plusieurs options, avec des remises éventuelles (réduction groupe, famille…). Quant au paiement, proposez des options de paiement en ligne (carte bancaire, PayPal, etc.) pour simplifier le processus et garantir des paiements en temps réel. Évidemment, même si vous avez créé un site ou un mode d’inscription en ligne, n’oubliez pas le service après-vente. Il est nécessaire de proposer une ligne téléphonique pour répondre à des questionnements ou aider certains exposants qui ne parviendraient pas à s’inscrire.
S’appuyer sur des sites professionnels pour maximiser la réservation en ligne
Si l’informatique vous effraie ou que vous ne vous sentez pas capable d’utiliser des logiciels de réservation en ligne, n’hésitez pas à vous appuyer sur des sites référencés et spécialisés. Le service d’inscription de vide.grenier.fr vous permettra ainsi de faciliter l’organisation et de garantir une meilleure gestion des exposants. Vous gagnerez un temps précieux sur les tâches administratives, tout en offrant une accessibilité accrue : les participants peuvent s’inscrire à tout moment et de n’importe où, augmentant ainsi le nombre de réservations. En outre, vous n’aurez souvent pas à gérer le service après-vente. C’est le site qui propose un moyen de contact (email, téléphone) pour répondre aux questions des exposants ou participants et résoudre rapidement les problèmes potentiels.
En outre, la plateforme va offrir une visibilité accrue à votre événement grâce notamment à la promotion qu’elle pourra en faire grâce à ses nombreux contacts ou via les réseaux sociaux (Instagram, Facebook, Pinterest) et des marketplaces spécialisées. Une visibilité et une promotion qu’elle pourra aussi réaliser après l’événement à travers des témoignages et des photos des éditions précédentes pour montrer aux futurs participants à quel point votre vide-grenier est réussi et agréable.
