Comme de nombreux Français qui adorent chiner, vous avez déjà participé à un grand nombre de vide-greniers. Vous savez même tenir votre stand comme un pro ! Malheureusement, vous avez déjà vendu l’essentiel de vos bibelots, livres, vêtements et autres articles de seconde main… Mais si l’ambiance des brocantes et vide-greniers vous manquent, il reste une solution : vous allez organiser vous même un vide-grenier ! Chaque année, pas moins de 50 000 brocantes et vide-greniers sont ainsi organisés en France. Alors pourquoi pas vous ! Mais attention, cela ne s'improvise pas. Organiser un vide-grenier implique de respecter certaines règles et ensuite de bien planifier l’événement, de coordonner plusieurs aspects logistiques avant d’en faire la promotion. Voici les 10 étapes et conseils pratiques pour organiser un vide-grenier réussi.
Définir le thème du vide-grenier, sa cible et s’entourer de bénévoles
Si vous souhaitez vous lancer dans l’organisation d’un vide-grenier, sachez que les personnes autorisées à organiser un tel événement sont soit des particuliers qui vendent exclusivement des objets personnels et usagés, soit des professionnels du commerce déclarés ou encore des associations qui ne vendent que des objets usagés donnés par des particuliers. Mais quelle que soit votre situation, il est primordial de ne pas partir seul dans l'aventure. S’appuyer sur la structure d’une association, bénéficier du soutien de ses amis, de sa famille est sans nul doute primordiale pour réussir cette entreprise. Car entre la logistique, la paperasse sans oublier l’accueil des participants et la sécurisation, vous aurez besoin de très nombreux bénévoles. Sans eux, point de salut.
Une fois votre équipe constituée, il faut être clair sur le but de l'événement et sa cible. Organisez-vous ce vide-grenier pour collecter des fonds pour vous ? Pour une association ? Pour une cause ? Pour animer votre quartier ? Cela aura son importance, notamment pour la promotion de l’événement. Ensuite, il s’agira de déterminer la cible visée. Là encore, un public généraliste ? Un public de collectionneurs ? Des familles ? Cet élément sera important pour attirer des vendeurs et maximiser le nombre de stands sur votre vide-grenier.
Choisir une date et un lieu
Choisir un lieu sympathique et adapté sera l’une des clefs du succès de votre vide-grenier. Ceux-ci sont toujours organisés dans des lieux ou sur des emplacements non destinés généralement à la vente au public de marchandises. Il ne peut donc s'agir d’un magasin ou d’une enseigne classique mais plutôt par exemple la voie publique, un jardin, un parking, la galerie marchande d’un centre commercial ou encore une salle des fêtes. Quoiqu’il en soit, ce lieu doit être accessible, bien desservi par les transports en commun et avoir une bonne visibilité. Si vous organisez l’événement dans un endroit fréquenté, prévoyez des zones de stationnement adéquates pour les exposants et les visiteurs.
Reste à choisir la date. Pour votre premier vide-grenier, on ne saurait trop vous conseiller de l’organiser au printemps ou durant une période plutôt estivale afin d’éviter le froid ou la pluie. L’idéal est aussi d'éviter les périodes de vacances ou d’autres événements concurrents dans la région. Privilégiez bien sûr un week-end.
Respecter la réglementation et demander les autorisations nécessaires
Un vide-grenier implique de respecter un certain nombre de règles. Que vous soyez un particulier ou une association, si vous êtes l’organisateur d’une vente au déballage (vide grenier, brocante, braderie, etc.), vous devez tout d’abord obligatoirement faire une déclaration (via le formulaire cerfa n°13939*01) au maire de la commune, pour avoir le droit d’organiser votre événement. Cette déclaration doit être effectuée au plus tard 15 jours avant l’évènement s’il est organisé sur un lieu privé, au moins 3 mois avant le début du vide-grenier s’il est organisé sur l’espace public. Sur ce formulaire, accompagné d’un justificatif d’identité, le déclarant devra, outre ses coordonnées précises, détailler le lieu de la vente (terrain privé, galerie marchande, parking d’un magasin de commerce de détail…) et les caractéristiques des produits mis à la vente. Le déclarant s’engage à respecter les dispositions prévues aux articles L.310-2, R. 310-8 et R. 310-9 du code de commerce.
Autre élément indispensable, l’OTEP ou autorisation temporaire d’occupation du domaine public. Cette demande s’effectue auprès de la mairie, de la commune ou mairies des différentes communes sur le territoire desquelles la manifestation doit avoir lieu; auprès de la Préfecture de département lorsque l'événement doit avoir lieu sur le territoire de communes où la police nationale est compétente (communes chefs-lieux de département et autres communes fixées par décret ou arrêté ministériel. Il est recommandé de se renseigner auprès de sa commune).
Il est à noter que les agents de l’Etat chargés des douanes ou de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes doivent pouvoir accéder au vide-grenier pendant toute la durée de l’événement.
L’inscription des exposants
Une fois les autorisations en poche, reste à attirer et inscrire les exposants. Pour cela, vous devez fixer des règles claires et déterminer le prix pour réserver un stand. Comme vous proposerez forcément différents tarifs selon la taille du stand, n’oubliez pas de délimiter un périmètre précis et effectuer un métrage de votre vide-grenier afin de ne pas être dépassé par l’événement. Vous pourrez ainsi définir plus précisément le nombre de mètres linéaires dont vous disposez pour avoir une estimation du nombre d’exposants que vous pourrez accueillir.
Spécifiez aussi les conditions de participation : type d’objets autorisés (vêtements, meubles, jouets, etc.), horaires d’installation et de fermeture, règles sur la sécurité des objets vendus, etc.
Ensuite, vous pouvez passer à la phase de réservation. Vous disposez de deux méthodes : la plus traditionnelle par courrier ou téléphone, la plus moderne et sans doute la plus efficace, en ligne. La réservation des stands en ligne va en effet faciliter la gestion des inscriptions et attirer plus d'exposants. Si l’informatique vous effraie ou que vous ne vous sentez pas capable d’utiliser des logiciels de réservation, n’hésitez pas à vous appuyer sur des sites référencés et spécialisés. Le service d’inscription de vide.grenier.fr vous permettra ainsi de faciliter l’organisation et de garantir une meilleure gestion des exposants. Vous gagnerez un temps précieux sur les tâches administratives, tout en offrant une accessibilité accrue : les participants peuvent s’inscrire à tout moment et de n’importe où, augmentant ainsi le nombre de réservations.
Faire la promotion de l’événement
Vous êtes prêts ? Vous disposez d’un grand nombre d’exposants ? C’est bien mais ce n’est pas gagné. Il vous reste encore à attirer le public. Plusieurs solutions s’offrent à vous. Et là encore vous aurez besoin du soutien des autres ainsi que des bénévoles pour distribuer des flyers dans les commerces locaux, écoles, bibliothèques, etc. Vous pouvez aussi contacter les organes de presse locaux (presse quotidienne régionale, radios locales) pour présenter votre événement. L’utilisation des réseaux sociaux est bien sûr également conseillée sur Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter ou TikTok pour attirer les plus jeunes.
Logistique en amont : assurer la sécurité et les commodités
Avant le jour J, la logistique doit être prête et checkée sur plusieurs points.
Prévoir des bancs, tables, tentes, poubelles…
Préparez des zones de stationnement suffisantes pour les exposants et les visiteurs.
Si l’événement dure toute la journée et pourrait attirer du monde, prévoyez des toilettes portables et des points d’eau disponibles pour les exposants et les visiteurs.
La sécurité sur le lieu de l’événement est indispensable, autant pour les participants que pour le public. Là encore, des bénévoles (si possible facilement repérables avec tee-shirt ou blousons identiques) seront nécessaires pour surveiller l’événement. Vous pouvez demander aussi à la mairie de prévoir des rondes de la police municipale ou de la gendarmerie.
Logistique le jour J : l’installation des exposants
C’est le grand Jour. Le temps d’accueillir et de placer les exposants. Soyez matinal car quelle que soit l’heure de début de l’événement, de nombreux exposants (mais aussi des chineurs voulant trouver la perle rare avant les autres) vont arriver dès potron-minet. Il vaut mieux prévoir une équipe de bénévoles dédiée pour accueillir ces exposants, les orienter, les placer, vérifier que personne n’empiète sur le stand du voisin et que les visiteurs puissent facilement se déplacer.
Animation de l’événement
Autant pour les exposants que pour le public, et si vous songez déjà à la deuxième édition, il faut que votre vide-grenier soit un bon souvenir pour tout le monde. L’animation et la chaleur de l’événement est donc importante avec de la musique, des activités pour les enfants… Sans oublier le cœur de la fête, un foodtruck et la buvette qui vous permettront en outre de faire entrer de l’argent dans les caisses.
Suivre la réglementation après l’événement
Après l’événement, l’autre point important dans l’organisation d’un vide-grenier et la tenue d’un registre. Tout organisateur de vide-grenier doit en effet tenir un registre qui permet l'identification des personnes qui vendent des objets dans le cadre de la manifestation. Il existe un modèle obligatoire qui comprend les principales informations comme les coordonnées, pour les particuliers, une attestation sur l'honneur de non-participation à deux (2) autres manifestations de même nature au cours de l'année civile. Pour les personnes morales, le nom et l’adresse de leur siège ainsi que les nom, prénom, qualité et adresse du représentant et la référence de pièce d’identité.
Ce registre est paraphé par le commissaire de police ou par le maire de la commune du lieu du vide-grenier. Après la manifestation et au plus tard dans le délai de 8 jours, le registre est déposé à la préfecture ou à la sous-préfecture du lieu de la manifestation.
Le debrief et l’évaluation après l'événement
Si vous suivez tous nos conseils, tout devrait bien se passer. Mais il reste encore une chose à faire après l’événement. N’hésitez pas à recueillir les avis des exposants et des visiteurs pour savoir ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré pour la prochaine édition. Là encore, communiquer dans les journaux, radios, les réseaux sociaux avec des images, des réactions et déclarations d’exposants, des photos des plus beaux objets vendus vous permettra déjà de préparer une nouvelle édition et de pérenniser votre événement.
Enfin, une fois vérifiée la rentabilité du vide-grenier, en espérant que vous aurez dégagé un peu de bénéfice (surtout si c’est pour une cause noble), pensez récompenser tous les bénévoles avec un repas convivial et bien mérité.
